Rastreo de Datos y Responsabilidad
Rastreo de datos y responsabilidad – Maneje el flujo de trabajo tanto dentro como fuera de la organización.Más allá de simplemente controlar el acceso, las empresas deben garantizar que el MFP mismo no represente una amenaza que resulte de posibles usos indebidos. Muchos fabricantes ofrecen una variedad de funciones para rastrear el uso, incluyendo las que se describen a continuación.
Autenticación de correo electrónico – Cuando se llevan a cabo actividades comerciales a través de Internet o correo electrónico, es vital que el usuario sepa que está intercambiando correspondencia con un destinatario auténtico. Las tecnologías de autenticación de correo electrónico les permiten a las organizaciones administrar los correos electrónicos que se envían desde cada MFP. Cuando se activa la autenticación de correo electrónico, todos los usuarios de la función escanear a correo electrónico deben tener una cuenta de correo electrónico válida dentro del directorio de la empresa. Al exigirle a cada usuario que inicie una sesión en el dispositivo y valide su dirección de correo electrónico en base al directorio de la empresa, se impide que los usuarios envíen correos anónimos o fraudulentos. El beneficio inmediato de la autenticación del correo electrónico es que permite a los remitentes “probar” su identidad y da a los destinatarios la posibilidad de sentirse cómodos acerca de la información que están recibiendo, al poder rastrear y responsabilizar a alguien de ésta. Además, el administrador puede limitar las transacciones de correo electrónico sólo a los usuarios que aparezcan en el directorio de la empresa, evitando que se envíen fuera de la organización datos de la empresa.
Utilidades de administración remota o a distancia – Las utilidades de administración remota, tales como el programa web de Toshiba TopAccess, le permiten al administrador o al usuario administrar y controlar desde el escritorio de su computadora las actividades del dispositivo. Los gerentes de TI simplemente ingresan la dirección IP del dispositivo MFP en su navegador de Internet, que les permite entonces ver el estado del dispositivo en tiempo real. Otras funciones administrativas les permiten a los gerentes de TI establecer la configuración del dispositivo y las propiedades de la red directamente desde el escritorio de la computadora. La ventaja de las utilidades de Administración remota es que la protección de contraseña solamente autoriza al administrador a modificar las configuraciones del dispositivo, evitando la alteración o el posible uso indebido del sistema.
Registro de trabajos – La función registro de trabajo es una herramienta valiosa para los administradores de redes, técnicos de servicio del distribuidor y los administradores de oficinas que les facilita el rastreo de datos y Documentos. Esta función mantiene un registro completo de los trabajos de impresión, copiado, faxeado y escaneado con información detallada que incluye usuario, fecha, hora, número de páginas, tipo de papel y tipo de trabajo. El registro de trabajos se puede exportar a un archivo .csv estándar para importarlo a aplicaciones de terceros. Estos informes sobre rastreo de datos y responsabilidad por los mismos brindan una información valiosa sobre el tipo de uso, el volumen y los usuarios del dispositivo.
Protocolo de Acceso a Directorio Ligero (Lightweight Directory Access Protocol o LDAP) La autenticación LDAP provee una libreta de direcciones centralizada de todos los empleados y permite que el administrador Establezca reglas y derechos de acceso a grupos específicos de usuarios. Por ejemplo, el administrador puede prohibir que los empleados que llevan trabajando con la empresa menos de 90 días escaneen o envíen faxes. Con la Autenticación LDAP las reglas establecidas por el administrador se aplican a todos los dispositivos MFP de la Empresa. Otro beneficio de la autenticación LDAP es que garantiza que, cuando se escanea, el nombre del usuario aparezca en el documento. Esto evita que los usuarios envíen material malintencionado o prohibido a través de la red de la empresa.
